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Statuts et règlement intérieur

L'association Lys sans Frontières est une association loi 1901 à but non lucratif. Les communes et communauté de communes adhérentes sont représentées par des membres titulaires et suppléants qui se réunissent chaque année lors d'une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire. Un conseil d'administration et un bureau rassemblant des élus des communes se réunit quant à lui plusieurs fois par an afin de décider des actions à mener et des projets à mettre en place sur le territoire.

ASSOCIATION LOI 1901 - « LYS SANS FRONTIÈRES »

STATUTS

Lys sans Frontières fut un groupement informel de différents acteurs, et en particulier de communes riveraines de la Lys, signataires de la Charte du Pays de la Lys.

Il se constitue en association déclarée Loi 1901, à compter du 02/02/2002.

Les statuts s’établissent de la manière suivante :

ARTICLE 1 – Dénomination 

La dénomination de l’Association est « Lys sans Frontières »

ARTICLE 2 – Objet social 

L’objet social de l’Association est la mise en œuvre des termes de la charte du Pays de la Lys, signée les 10 et 11 novembre 1996 à MENIN (Belgique).

Le texte de cette charte est le suivant :

« Constatant :

- que la Lys est un trait d’union de l’histoire de nos provinces, fédérateur d’un pays riche de ses 680 000 habitants

- que la Lys fait actuellement l’objet de travaux importants, soit dans le cadre de la mise au gabarit 1350 tonnes, soit dans le cadre d’Interreg

- qu’il existe le long de la Lys, tant en France qu’en Belgique, de nombreuses autres initiatives et collaborations institutionnelles ou associatives

- que malheureusement l’impact de ces initiatives est trop souvent limité en raison de l’absence de mise en commun des informations,en particulier de part et d’autre de la frontière, et de moyens trop limités pour les faire connaître et les développer.

Les communes signataires de la charte décident de mettre en place une collaboration transfrontalière active :

- pour faciliter aussi bien l’échange systématique d’informations, que la communication de proximité.

- pour créer une synergie entre les différentes collectivités et associations concernées par la Lys.

- pour contribuer au développement d’un Pays de la Lys transfrontalier

* en valorisant ses patrimoines : nature, culture,langues, histoire et économie

* en valorisant ses atouts et ses spécificités. »

D’autres objectifs peuvent être poursuivis dans le prolongement de l’objet social décrit ci-dessus :

ARTICLE 3 – Siège 

Le siège de l’Association est fixé au 3335 Rue de la Lys à Sailly sur la Lys – F. 62 840.

Il pourra être modifié sur décision du Conseil d’Administration, validé par l’Assemblée Générale Ordinaire suivante.

ARTICLE 4 – Champs d’action 

Conformément aux termes de la charte des Pays de la Lys, les membres de l’Association Lys sans Frontières :

« décident de conduire ensemble des actions concrètes ponctuelles et prospectives (…)

- en réalisant des supports ou des actions d’informations

- en organisant des forums d’échanges et d’informations

- en participant au développement du tourisme de proximité par une valorisation d’outils spécifiques à la Lys (voies d’eau,chemins de randonnées, sites naturels, patrimoine culturel…) »

Et en utilisant tout autre moyen légal à leur disposition notamment par un site Internet dédiée par l’embauche de personnel permanent.

ARTICLE 5 – Durée

L’Association est constituée pour une durée indéterminée.

ARTICLE 6 – Membres et admissions 

Plusieurs statuts de membres de l’association sont définis :

- Sont membres de droit les communes riveraines de la Lys ayant signées les présents statuts,ainsi que celles demandant au Conseil d’administration leur adhésion, ainsi que les établissements publics, organismes associés, et collectivités territoriales concernés par le territoire de la Lys. Les membres de droit ont accès après accord du Conseil d’administration aux informations relatives aux activités opérationnelles. Ils ne disposent pas du droit de vote et ne sont pas éligibles au Conseil d’administration.

- Sont membres actifs les membres de droit ayant acquitté leur cotisation annuelle. Ils disposent du droit de vote et sont éligibles au Conseil d’Administration. Il sont accès à toutes les informations relatives aux activités opérationnelles ainsi qu’aux activités et services mis en place par l’Association.

- Sont membres correspondants toutes personnes physiques ou morales, en dehors des membres de droit ou des membres actifs, dont les objectifs et/ou les actions sont en concordance avec les objectifs de l’association et ayant acquitté leur cotisation annuelle.

Le statut de membre correspondant est accordé par décision du Conseil d’Administration. Les membres correspondants ne disposent pas du droit de vote et ne sont pas éligibles au Conseil d’administration. Ils ont accès à toutes les informations relatives aux activités opérationnelles ainsi qu’aux activités et services mis en place par l’Association.

ARTICLE7 – Cotisations et ressources

Le montant de la cotisation des membres actifs est proposé par le Conseil d’Administration de Lys sans Frontières, et validé par les membres actifs lors de l’Assemblée Générale de l’association.

Les cotisations sont payables au plus tard le 30 mars de l’année en cours.

Les ressources de l’association comprennent :

-         le montant des cotisations,

-         les subventions ou dons de toute nature et de toute origine,

-         les prestations de services ou produits de commercialisation dans une proportion ne pouvant remettre en cause les financements publics et le statut non lucratif de l’association.

ARTICLE8 – Devoirs des membres de l’association 

Tout membre a le devoir :

- de participer aux travaux en assistant aux assemblées et aux séances de travail

- d’œuvrer en toute circonstance pour le meilleur profit de l’Association

- de ne jamais engager l’Association Lys sans Frontières s’il n’a pas été expressément mandaté pour cela par le Conseil d’Administration

ARTICLE9 – Administration

L’Association Lys sans Frontières est administrée par un Conseil d’Administration composé de 7 membres au moins et de12 membres au plus.

Les membres du Conseil d’administration sont élus en Assemblée Générale d’approbation des comptes annuels parmi les membres actifs, renouvelables par tiers chaque année. Les deux premiers tiers sortants sont désignés par tirage au sort. Les sortants sont rééligibles.

Les membres, personnes morales,notifient à l’association l’identité de leur représentant personne physique. Le changement de personne physique, représentant de la personne morale ne remet pas en cause le mandat exercé par la collectivité.

En cas de vacance d’un ou plusieurs postes de membres du Conseil, le Conseil d’Administration pourra pourvoir à leur remplacement en procédant à une ou plusieurs nominations à titre provisoire. La ou les nomination(s) à titre provisoire est (sont)obligatoire(s) lorsque le Conseil est réduit à moins de 7 membres.

Ces cooptations sont soumises à la ratification de l’Assemblée Générale Ordinaire la plus proche. Les membres du Conseil d’Administration cooptés ne demeurent en fonction que pour la durée restant à courir du mandat de leurs prédécesseurs.Ils sont rééligibles.

Le mandat de membre du Conseil d’Administration prendra fin par la démission, la perte de la qualité de membre de l’association ou la révocation prononcée par l’assemblée générale, ladite révocation pouvant intervenir sur incident de séance.

Les fonctions d’administrateur sont bénévoles. Seul le remboursement de frais de mission, surproduction de justificatifs (ordre de mission et notes de frais) est autorisé.

ARTICLE 10 – le Conseil d’Administration

Le Conseil d’Administration élit en son sein un Président, de un à trois Vice-Présidents, un Secrétaire, un Trésorier et si le Conseil le décide, un Secrétaire Adjoint et un Trésorier Adjoint. Ces derniers composent le Bureau.

Le Conseil d’Administration se réunit sur convocation du Président ou d’un membre du Conseil si 50% des administrateurs ont décidé la tenue d’un Conseil, aussi souvent que l’intérêt de l’Association l’exige, et au moins deux fois par an.

Les convocations sont adressées cinq jours  au moins avant la réunion par lettre simple, télécopie ou mail. Elles mentionnent l’ordre du jour de la réunion arrêté par le Président du Conseil d’Administration ou parles membres du Conseil d’Administration qui ont demandé la réunion.

Le Conseil d’Administration se réunit au siège de l’association ou en tout autre lieu indiqué dans la convocation.

Les réunions sont présidées par le Président en exercice, ou en cas d’absence par un Vice-Président. Pour valablement délibérer, la moitié plus un des membres du Conseil d’Administration doivent être présents ou représentés par un pouvoir nominatif écrit et signé.

Nul ne peut détenir plus de 1 pouvoir de représentation.

Les décisions se prennent à la majorité simple des voix, la voix du Président étant prépondérante.

Le Conseil d’Administration peut inviter à titre consultatif, lors de ses réunions, un ou plusieurs membres de l’Association, ainsi que des personnalités compétentes non membres de Lys sans Frontières.

ARTICLE 11 – Fonctions du Conseil d’Administration

Le Conseil d’Administration est chargé de prendre toutes décisions et mesures relatives à la mise en œuvre des objectifs de l’Association.

Le Conseil d’Administration peut établir un projet de règlement intérieur de l’Association,pour le soumettre à la prochaine Assemblée Générale ordinaire qui se prononcera. Le règlement intérieur a pour objet de préciser et compléter les règles de fonctionnement de l’Association.

Le Conseil d’Administration arrête le budget prévisionnel et les comptes annuels ainsi que les résolutions à présenter aux Assemblées Générales.

Le Conseil d’Administration nomme les Commissaires aux Comptes.

Le Conseil d’Administration est chargé de la préparation des assemblées et de l’exécution des décisions qui y sont prises.

ARTICLE 12 – Fonctions des membres du Bureau

Le Président est le représentant légal permanent de l’Association. A ce titre, il a pouvoir pour représenter l’Association et pour ester en justice. Il peut déléguer ses pouvoirs par écrit à un autre membre du Bureau.

Le Vice-Président assiste le Président dans l’exercice de ses fonctions et le remplace en cas d’empêchement.

Le Secrétaire s’assure du respect de la Loi de 1901 et des statuts en ce qui concerne la vie sociale et particulièrement : convocations et réunions des instances,procès-verbaux, tenue du registre spécial prévu par l’article 5 de la loi du 1erjuillet 1901.

Le Trésorier s’assure que les ressources financières sont employées conformément à leur attribution, qu’il existe une organisation administrative et comptable suffisante pour respecter la réglementation comptable. Il est chargé de l’appel des cotisations. Il procède, sous le contrôle du Président, au paiement et à la réception de toutes sommes.

Le Trésorier établit un rapport sur la situation financière de l’Association et le présente au Conseil d’Administration qui l’adopte pour le présenter à l’Assemblée Générale annuelle.

ARTICLE 13 – Assemblée Générale

L’Assemblée Générale, composée de tous les membres, se réunit au moins une fois par an et autant de fois que le Conseil d’Administration, le Bureau ou le Président le décideront. Elle se réunit en séance extraordinaire à chaque fois que les intérêts de l’Association l’exigent, ou sur la demande écrite de deux tiers au moins des membres.

Encas d’absence, la représentation par un pouvoir nominatif et écrit à un autre membre de l’Assemblée est possible. Nul ne peut détenir plus de trois pouvoirs de représentation.

Les votes par correspondance sont autorisés et réglementés par le Règlement Intérieur.

Les décisions ne peuvent être validées que si le quorum des deux tiers des membres présents ou représentés est atteint. Sinon, une nouvelle convocation est lancée dans les quinze jours qui suivent. L’Assemblée Générale peut alors se tenir valablement, indépendamment du quorum. Les décisions se prennent à la majorité simple des membres présents ou représentés.

Les convocations écrites doivent parvenir aux adhérents par écrit au moins quinze jours francs avant la date de l’Assemblée Générale.

Organe souverain, l’Assemblée Générale valablement convoquée et constituée prend des décisions qui sont opposables à tous les membres, présents ou absents, et aux  tiers - à condition qu’il s’agisse de questions portées préalablement à l’ordre du jour.

L’Assemblée Générale élit ou révoque les membres du Conseil d’Administration.

L’Assemblée Générale approuve les rapports moral d’activité et financier, et donne les directives générales au Conseil d’Administration. Les votes ont lieu à mainlevée, sauf si 10% des membres souhaite que le vote se déroule à scrutin secret. Elle entend également le rapport du Commissaire aux Comptes.

L’Assemblée Générale à majorité particulière est seule compétente pour modifier les statuts, prononcer la dissolution de l’Association et statuer sur la dévolution de ses biens, décider de sa fusion avec d’autres associations. Celle-ci délibère sur quorum des trois quarts et sous condition de majorité des deux tiers des membres présents ou représentés.

ARTICLE 14 – Radiation

L’exclusion temporaire ou définitive d’un membre peut être prononcée par le Conseil d’Administration, en cas de manquement grave aux dispositions statutaires ou légales régissant l’Association ou d’agissements contraires à ses intérêts.

Le défaut de paiement de cotisation peut aussi être une clause de changement de statut de membre.

L’exclusion ou le changement de catégorie de membre est signifiée par un courrier recommandé avec accusé de réception.

ARTICLE 15 – Procès-verbaux

Les procès verbaux des Assemblées Générales sont transcrits par le Secrétaire sur un registre, coté et paraphé par le Président, puis signés du Président et d’un membre du Bureau présent lors de la délibération. Une feuille de présence est systématiquement émargée par chaque membre présent ou représenté.

Les procès-verbaux de délibération du Conseil d’Administration sont transcrits par le Secrétaire sur un registre côté et paraphé par le Président, et signés par le Président et le Secrétaire. Une feuille de présence est systématiquement émargée par chaque membre présent ou représenté.

Le Secrétaire peut délivrer toutes copies certifiées conformes qui font foi vis-à-vis des tiers.

ARTICLE 16 – Exercice social

L’exercice social commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de chaque année.

Exceptionnellement,le premier exercice commence un jour franc après la publication de l’association au Journal officiel pour finir le 31 décembre 2002.

ARTICLE 17 – Commissaires aux Comptes

Le Conseil d’Administration nomme un Commissaire aux Comptes titulaire et un Commissaire aux Comptes suppléant. Le Commissaire aux Comptes titulaire exerce sa mission de contrôle dans les conditions prévues par les normes et règles de sa profession.

ARTICLE 18 – Dissolution, liquidation

L’Association ne peut être dissoute que par l’Assemblée Générale Extraordinaire convoquée spécialement à cet effet. L’Assemblée Générale désigne un ou plusieurs commissaires chargés de la liquidation des biens de l’Association et dont elle déterminera les pouvoirs.

Elle attribue l’actif net à toutes institutions dont le statut ou l’activité sont cohérents avec l’objet de l’Association.

 

Fait à Sailly sur la Lys,  Le 14 avril 2007

 

Annie VanCortenbosch          André Vancoppenolle        Jean-Luc Deroo

La Présidente,                            Le Trésorier,                         Le Secrétaire,

 

 

 

RÈGLEMENTS INTÉRIEURS

Statuts Loi 1901
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Entre les soussignés
- Annie VAN CORTENBOSCH née le 06 avril 1948 à Lille, Maire de Sailly sur la Lys, résidant 1336, Rue de la Lys 62840 Sailly sur la Lys
- Claude HUJEUX né le 03 février 1938 à Armentières, Maire d’Armentières, résidant 31, Rue de la Lys 59280 Armentières
- André FLAJOLET né le 6 décembre 1946 à St Floris, Professeur, résidant Rue Valoise 62350 Saint-Venant
- Laurence GRAVE née le 14 septembre 1963 à Lille, Formatrice, résidant 424, Rue du Bac 59193 Erquinghem-Lys
- André VANCOPPENOLLE, né le 17 janvier 1951 à Lille, Gestionnaire de temps , résidant 33, Rue du musée 59181 Steenwerck
- Jean Luc DEROO, né le 24 août 1945 à Hazebrouck, Maire d’Halluin, résidant 38, Rue du 8 mai 1945 59250 Halluin
- Christian VANCAYZEELE, né le 24 avril 1957 à Armentières, Attaché de Direction, résidant 78, Rue du sac 59850 Nieppe
- Jean-Marie GUILBERT, né le 24 juin 1952 à Lisbourg, Chargé de mission au Conseil Général du Pas de Calais, résidant 18, Rue d’Hesdin 62134 Lisbourg
Composant ensemble le Conseil de l'association LYS SANS FRONTIERES, dont le siège est situé 3335 Rue de la Lys – 62840 SAILLY SUR LA LYS.

Après avoir été exposé que :
- L'objet et la mission de l'association LYS SANS FRONTIERES sont définis aux articles 2 et 4 des statuts.
- Le présent règlement intérieur a pour objet de préciser les conditions et exigences, notamment techniques, juridiques, administratives et financières dans lesquelles cette mission sera accomplie, ainsi que certaines règles de fonctionnement applicables à l'association.
Il a été établi et arrêté le présent règlement intérieur de ladite association, prévu à l'article 11 des statuts.
 

ARTICLE 1 - Assemblées générales - Modalités applicables aux votes
1 - Votes des membres présents
Les membres présents votent à main levée. Toutefois, un scrutin secret peut être demandé par 10 % des membres présents.

2 - Votes par procuration ou votes par correspondance
Comme indiqué à l'article 13 des statuts, si un membre de l'association ne peut assister personnellement à une assemblée, il peut s'y faire représenter par un mandataire dans les conditions indiquées au dit article, ou il peut aussi voter par correspondance.
Les formules de procuration et les formulaires de vote par correspondance sont obligatoirement joints aux convocations adressées individuellement à chaque membre de l'association.

3 - Formules de procuration
En cas d'utilisation de la formule de procuration, celle-ci doit être dûment datée et signée par le membre souhaitant se faire représenter. A défaut, elle ne peut être prise en compte.
Si la procuration ne précise pas les intentions de vote du mandant, le mandataire choisi, nommément désigné dans la procuration, est libre d'approuver ou de désapprouver les délibérations proposées, ou encore de s'abstenir.

4 - Remise de la formule de procuration au mandataire
Les formules de procuration, dûment complétées comme indiqué ci-dessus, doivent être remises au mandataire désigné, qui ne peut participer à l'assemblée et aux votes que s'il est  muni de la procuration.

5 - Formulaires de vote par correspondance autorisés
Formulaires de vote par correspondance
Pour être valables, les formulaires de vote par correspondance doivent indiquer la dénomination ou raison sociale du membre, être datés et signés.
De même les formulaires de vote par correspondance doivent, pour être valablement pris en compte, être retournés après avoir été complétés comme indiqué ci-dessus, au siège de l'association cinq jours avant la date de réunion de l'assemblée.
Tout vote par correspondance n'exprimant pas d'opinions est interprété comme un vote favorable aux délibérations proposées le Conseil.
 

ARTICLE 2 – Représentation des membres de l’association et des membres du Conseil d’administration et du Bureau
Les membres de l’association, du Conseil d’administration et du Bureau étant principalement des personnes morales, celles-ci désigneront leur représentant permanent autorisé à les représenter aux instances de l’association.
L’association sollicitera les personnes morales afin d’obtenir par écrit l’identité de leur représentant.
En cas d’empêchement du représentant permanent, ce dernier ou le représentant légal de la personne morale représentée délèguera pouvoir par écrit à un autre mandataire, sans que ce mandataire soit déjà représentant d’une autre personne morale membre de l’association.
 

ARTICLE 3 – Représentation des membres actifs à l’Assemblée Générale
-    Les communes et communautés de communes de Lys sans Frontières bénéficient d’un représentant à l’Assemblée Générale (1 titulaire, 1 suppléant),
-    Les communes et communautés de communes de Lys sans Frontières bénéficient d’un représentant supplémentaire à l’Assemblée Générale (1 titulaire, 1 suppléant) par tranche de 15 000 habitants,
-    Le nombre des représentants est plafonné à 3 titulaires, et à 3 suppléants.
 

ARTICLE 4 – Montant de la cotisation
-    Le montant annuel de la cotisation pour 2006 et 2007 a été fixé à 0,60 euro par habitant pour les membres actifs et à un minimum de 4425 euros pour les établissements publics hors groupements de communes. La cotisation de ces derniers, comme celle des collectivités territoriales s’élève à un minimum de 0,60 euro par habitant.
-    La cotisation des membres correspondants s’élève à 15 euros.
-    La cotisation des acteurs touristiques (associations, S.A.R.L. …) est fixée à 150 euros par an.
 

ARTICLE 5 – Modifications du règlement intérieur
Le présent règlement intérieur pourra être modifié par le Conseil à la majorité usuelle.
 

 

Adopté le 30 mars 2007
 

Madame Annie VAN CORTENBOSCH,        Monsieur Jean-Luc DEROO,
Présidente                                                  Secrétaire